Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

Lexify Magazine | zondag 26 mei 2019

LEXIFY – AALSMEERDERWEG 283-10 – 1432 CN – AALSMEER | info@lexify.nl | 0297 - 76 13 87

Scroll to top

Top

Advocatuur & ICT: trends komende jaren

Advocatuur & ICT: trends komende jaren
Remon Janssen
  • 4 maart 2016

Het aantal startende advocaat-stagiairs is na een jarenlange daling eindelijk weer eens gestegen. Rabobank voorspelt in de advocatuur voor 2016 een volumegroei van 3%. Daarmee lijkt in de advocatuur de lente te zijn aangebroken. Lexify bespreekt de belangrijkste trends voor dit voorjaar (en de komende jaren).

1. Toenemend gebruik van software voor projectmanagement

Projectmanagementsoftware wordt gebruikt om processen beter te organiseren en zal in advocatuur steeds meer gebruikt worden. De software helpt advocaten om beter te plannen en hun tijd beter te besteden. De software biedt inzicht in de voortgang van een dossier van de advocaat zelf of dat van zijn collega’s. Op managementniveau kan – real time – inzichtelijk worden gemaakt wat de actuele omzetontwikkeling is en waar over- en ondercapaciteit is. Administratieve processen kunnen sneller worden afgehandeld en dossierstukken, correspondentie en aantekeningen komen netjes op één plek beschikbaar.

2. Technologie voor het maken en bijhouden van prijsafspraken en het stroomlijnen van facturatie.

Als we eerdere trends hadden mogen geloven zou het uurtje-factuurtje declareren inmiddels niet meer bestaan. Dat is niet het geval, maar toch worden steeds vaker alternatieve prijsafspraken gemaakt. Zie bijvoorbeeld dit recente artikel in het Amsterdams Balie Bulletin. Als er geen software wordt gebruikt om deze alternatieve prijsafspraken te monitoren en te beheren, wordt het hanteren van een vaste prijs al snel een bewerkelijk proces. Software voor de advocatuur zou vaste prijsafspraken (volledig flat fee of het maken van inclusief/exclusief prijsafspraken) eenvoudig moeten kunnen registreren. Mét een actueel inzicht in de werkelijke tijdsbesteding en mét waarschuwingen als het budget uitgeput raakt zodat dit tijdig met de klant kan worden besproken.

3. Tablets en smartphones: responsive design?

In de advocatuur wordt steeds meer met smartphones en tablets gewerkt. Toch is de volledige kantooromgeving vaak niet (goed) toegankelijk op deze apparaten. Op een tablet kunnen bijvoorbeeld niet alle dossierstukken worden ingezien en met een smartphone kan geen tijd worden geschreven. Dat is niet verwonderlijk omdat je te maken hebt met een andere schermgrootte. Toch is het jammer dat je onderweg naar een klant niet even het adres kunt ophalen of kunt zien of de laatste declaratie is voldaan. Trendwatchers voorspellen dat er in 2016 nog een wereld te winnen is op dit gebied.

4. Meer thuiswerken

Wie echt ongestoord wil werken, vlucht weg van kantoor en zoekt de rust van thuis op. Meer thuiswerken wordt volgens recent onderzoek als trend voor 2016 en de komende jaren gezien. De software van het kantoor zal daarop moeten worden ingericht. Niet alleen qua toegankelijkheid, maar ook qua veiligheid. Natuurlijk verstuur je vanuit kantoor geen vertrouwelijke stukken naar jouw Gmail adres, maar voor collega´s is dat misschien minder vanzelfsprekend.

5. Het papierloze kantoor (documentmanagement)

De meeste advocaten zijn verknocht aan papier. Het lezen van lange stukken op een scherm is niet voor iedereen comfortabel. Het blijft bovendien prettig om met een pen wat aantekeningen in de kantlijn te maken. Het advocatenkantoor zal daarom niet snel volledig papierloos zijn. Toch heeft veel post plaatsgemaakt voor e-mail en is daarmee een aanzienlijk deel van het papier verdwenen. Deze digitale documenten moeten goed worden geborgd en opgeslagen. De overgang naar het papierloze kantoor, biedt een kans om efficiënter te gaan werken. Stukken en facturen kunnen worden gescand en door de scanner automatisch worden opgeslagen in het juiste dossier. Dan hoeft u niet langer naar uzelf te scannen, handmatig een kopie op te slaan, de naam daarvan te wijzigen en het digitale exemplaar aan het dossier toe te voegen. Verder kunnen documenten door middel van tekstherkenning eenvoudig worden gevonden door te zoeken op hun inhoud.

6. Unified Communications

Klanten verwachten een goede bereikbaarheid van uw kantoor en willen snel antwoord op hun vragen. Nieuwe middelen van communicatie kunnen daarbij helpen. Steeds meer kantoren maken gebruik van alternatieve communicatiekanalen, zoals LinkedIn, blogs en klantenportals. Maar vergeet het chatten en Twitteren niet. Het in contact komen met de klant is goed, maar met het gebruik van verschillende communicatiekanalen kan communicatie verloren gaan of versnipperd raken. Een goede borging van deze informatiestormen (Unified Communications) lijkt noodzakelijk.

7. Meer samenwerkende nichekantoren

De tijd van de full service kantoren lijkt voorbij. Over de afgelopen jaren openden steeds meer nichekantoren en eenpitters hun deuren. Kleinschaligheid is het devies (zie opnieuw Rabobank). Vanzelfsprekend hebben deze kleinere kantoren niet van alle rechtsgebieden kennis in huis. Wanneer andere kennis benodigd is, zullen zij moeten samenwerken met advocaten van andere kantoren. De digitale kantooromgeving moet hierop zijn ingericht. Hierbij kan worden gedacht aan een gedeelde kantooromgeving, waarin de samenwerkende advocaat wel de dossierstukken kan zien, maar niet de omzet van het andere kantoor.

Lexify ´Lawyours´

Sinds anderhalf jaar is Lexify bezig met het ontwikkelen van een softwarepakket speciaal voor de advocatuur: ‘Lawyours’. Lawyours sluit aan op de hierboven genoemde trends en presenteert alle voor u relevante informatie op overzichtelijke en intuïtieve wijze.

Na demosessies op verschillende advocatenkantoren gaat de ontwikkeling van Lawyours nu een tweede en laatste fase in. Wij verwachten in de zomer/herfst van 2016 de eerste kantoren van Lawyours te gaan voorzien. Als u interesse heeft, neem dan contact met ons op via het bovenstaande telefoonnummer of via info@lexify.nl.

Bronnen (onder meer):

http://www.aderant.com/blog/legal-tech-trends-what-to-expect-in-2015/
http://prismlegal.com/top-three-legal-tech-trends-in-2015/
https://www.accusoft.com/blog/three-legal-tech-trends-to-watch-in-2016/
http://blog.legaler.com/2015/11/04/the-hottest-legal-tech-trends-for-2016-and-beyond/
http://www.legaltechnews.com/id=1202745096388/Top-5-Law-Firm-Tech-Trends-Are-They-Truly-Feasible-for-2016?slreturn=20160024102530

Share on LinkedInShare on Google+Tweet about this on TwitterEmail this to someonePrint this page